La préparation en amont est importante pour une réunion efficace.
Structurer l’ordre du jour, établir la liste des participants, sélectionner le lieu de réunion… Plusieurs points sont à prévoir afin d’assurer la qualité de votre événement.
Étape 1 : définir l’objectif et le format de votre rencontre
Il est impératif de fixer l’objectif de votre réunion pour éviter les hors sujets et passer des heures à discuter de choses inutiles.
Selon l’objet de votre réunion, vous choisirez son format. S’agit-il d’une réunion informative, de suivi, d’échange, de résolution de problèmes ou de prise de décision ? Vous pouvez envisager votre événement selon divers scénarios : cocktail dînatoire, petit-déjeuner d’entreprise, journée d’étude avec activité Team Building ou séminaire résidentiel…
Étape 2 : construire l’ordre du jour
Préparez un texte d’introduction à votre séminaire, cela permettra de présenter les points abordés et garder une ligne de conduite.
Il faut définir deux à trois axes de sujets à traiter et définir un temps imparti pour chaque point, cela vous permettra de gagner en efficacité.
Étape 3 : planifier votre réunion
C’est le moment d’établir la liste des participants, de définir la date, l’heure et la durée. Prévoir ensuite les éventuelles activités et réserver la salle de réunion.
Il est préférable de choisir un espace de réunion équipé, spacieux, lumineux et offrant un espace extérieur. Le lieu approprié doit refléter l’ambiance de votre événement : convivial, accueillant et motivant !
Étape 4 : préparer vos documents et supports
Diaporama, fiches, carnets, échantillons… Recensez les documents nécessaires, préparez ou vérifiez que la salle de réunion réservée dispose des équipements essentiels (Paperboard, Tableau blanc, Vidéo projecteur…)
Pensez aussi à l’après-réunion ; anticipez le document qui servira à préparer votre compte rendu avec les décisions et le(s) plan(s) d’action(s) abordés lors de votre séminaire.
Pour préparer votre réunion, la Check-list est votre meilleure alliée afin d’éviter les oublis, les imprévus, le stress etc… Nous vous partageons la nôtre (cliquez pour la télécharger au format PDF) :
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